Comment faire une vidéo conférence ?

Dans le milieu professionnel, le recours à la vidéoconférence est de plus en plus courant. Elle favorise la communication entre une entreprise et ses filiales à l'étranger, ses partenaires financiers et bien plus encore. Mais, en quoi cela consiste exactement ? Comment faire une vidéoconférence ? Et quels sont ses avantages ?

La vidéoconférence : en quoi consiste‑t-elle réellement ?

Les récentes évolutions technologiques ont favorisé l'émergence de nouveaux outils de communication visuels. La vidéoconférence, aussi appelée visioconférence, est l'un d'entre eux. Elle permet de communiquer en direct avec plusieurs personnes en ayant recours à des équipements numériques et des logiciels conçus à cet usage. La visioconférence s'adapte parfaitement aux enjeux actuels des entreprises. Outre les réunions entre collaborateurs et partenaires, elle permet aux utilisateurs de participer à des conférences aux quatre coins du globe sans devoir s’absenter du bureau tout en ayant l’impression d’être réellement présents sur place.

La vidéoconférence est désormais plébiscitée par la plupart des entreprises, tous secteurs d'activité confondus, tant ses avantages sont multiples. La visioconférence permet entre autres un gain de temps considérable. Elle facilite l'organisation des réunions de travail, même celles à la dernière minute. Le recours à la visioconférence aide à réduire, de manière conséquente, les coûts relatifs aux déplacements des personnes concernées. Ce système est d'autant plus pratique pour organiser des entrevues avec des partenaires basés dans une autre ville ou un autre pays. Opter pour cet outil de communication permet de plus de réduire son empreinte CO2.

De quoi a‑t-on besoin pour faire une vidéoconférence ?

Pour organiser une visioconférence, il est nécessaire de disposer du matériel adéquat. Il faut entre autres un écran sur lequel l'on pourra voir tous les participants à la réunion. Il faut également un système audio performant pour faciliter les échanges vocaux. L'on aura aussi besoin d'une caméra et d'un micro. Tous ces équipements seront raccordés entre eux grâce à un seul système de visioconférence ou un ordinateur. Il faut de même disposer d'un bon logiciel de visioconférence, pour la mise en relation des intervenants. Il existe de nombreux modèles sur le marché, avec des options plus ou moins avancées, selon les besoins des utilisateurs. Il est cependant possible de faire fi des logiciels de vidéoconférence, en choisissant de la faire via les réseaux sociaux, tels Facebook notamment ou encore Google+.

Pour organiser une vidéoconférence, toutefois, il n'est pas forcément indispensable d'investir dans des équipements coûteux. Pour des réunions ponctuelles, on peut se fier à l'expertise d'une entreprise spécialisée dans la visioconférence. Ces professionnels proposent des solutions adaptées aux besoins de chaque entreprise. Cela permet d’optimiser ses coûts tout en profitant d’un service sur mesure et de qualité.

Comment organiser une vidéoconférence ?

Une fois le matériel au complet, l'organisation d'une visioconférence s'apparente à celle d'une réunion classique. Il faudra tout d'abord fixer une date. Il faut ensuite trouver un service de conciergerie pour la visioconférence. En effet, à l'instar d'une réunion traditionnelle, il faut que tous les participants se retrouvent dans la même salle. On fait généralement référence à un salon de discussion dans le cas d’une vidéoconférence. Il incombe par la suite au responsable d'envoyer à chaque intervenant les paramètres qui permettront d'accéder à la réunion. Cela inclut un numéro de salle virtuelle ainsi qu'un mot de passe pour y accéder.

L'organisation d'une vidéoconférence sera moins compliquée avec des logiciels destinés principalement aux particuliers, tels que Skype, Hangouts de Google, etc. Il suffira d'appeler directement les personnes que l'on veut réunir, en veillant à cliquer sur le bouton permettant de lancer un appel en visio. La mise en relation sera immédiate dès que les correspondants décrochent. Dans tous les cas, pour qu'une visioconférence se déroule correctement, une bonne connexion internet est requise, et ce, peu importe le type de matériel ou de logiciel que l’on a choisi. Toutefois, mieux vaut miser sur un équipement performant, car du matériel défectueux peut affecter la qualité de la communication, que ce soit au niveau de l'image ou du son, entre les différents intervenants.

La vidéoconférence est un outil de communication visuel performant, permettant d'accroître la productivité d'une entreprise, de réduire les coûts et de gagner du temps. Pour en tirer profit, il suffit d'en maîtriser les tenants et aboutissants ou de faire appel à des experts de la vidéoconférence.